Dodatni wynik finansowy nie oznacza jeszcze, że firma ma pieniądze na koncie. To jedna z tych biznesowych prawd, które dla początkujących przedsiębiorców potrafią być zaskoczeniem. Przedsiębiorstwo może mieć sprzedaż, klientów i wykazywać zysk, a jednocześnie mieć problem z opłaceniem faktur, podatków czy wynagrodzeń. Powód jest prosty: zysk i gotówka to dwie różne rzeczy.
Problemy z płynnością rzadko pojawiają się z dnia na dzień. Znacznie częściej narastają przez kilka miesięcy, początkowo niemal niezauważalnie. Wydłużają się terminy płatności, rosną zapasy, pojawiają się większe zakupy, a firma finansuje coraz większą część działalności z własnej kieszeni. Dopiero w pewnym momencie okazuje się, że na rachunku brakuje pieniędzy.
Zysk nie zawsze oznacza gotówkę
Załóżmy, że firma w maju wystawiła klientom faktury na 200 tys. zł, a jej koszty wyniosły 150 tys. zł. Na pierwszy rzut oka miesiąc wygląda bardzo dobrze. Problem w tym, że część klientów ma 60-dniowy termin płatności.
Firma musi natomiast wcześniej zapłacić pracownikom, dostawcom, leasingodawcy i urzędowi skarbowemu. W księgach może pojawić się zysk, ale pieniądze za wykonaną pracę wpłyną dopiero kilka tygodni później.
Im szybciej rośnie przedsiębiorstwo, tym paradoksalnie problem może być większy. Większa sprzedaż oznacza często konieczność wcześniejszego zakupienia większej ilości towaru, zatrudnienia dodatkowych osób albo sfinansowania produkcji.
W efekcie dynamiczny rozwój firmy może zwiększać zapotrzebowanie na gotówkę.
Długie terminy płatności mają swoją cenę
Termin płatności jest w praktyce formą kredytowania kontrahenta. Jeśli przedsiębiorca wystawia fakturę z terminem 60 dni, przez dwa miesiące finansuje działalność klienta własnymi pieniędzmi.
Przy kilku fakturach może nie mieć to większego znaczenia. Przy setkach tysięcy złotych należności sytuacja wygląda inaczej.
Dlatego warto patrzeć nie tylko na wysokość sprzedaży, ale również na to, jak szybko pieniądze faktycznie wpływają na konto.
Znaczenie ma także struktura klientów. Firma mająca pięćdziesięciu stosunkowo niewielkich odbiorców jest pod tym względem w innej sytuacji niż przedsiębiorstwo, którego 60 proc. przychodów pochodzi od jednego dużego kontrahenta. Opóźnienie jednej płatności może w drugim przypadku zachwiać całą płynnością.
Nadmierne zapasy zamrażają kapitał
Kolejnym miejscem, w którym znikają pieniądze, jest magazyn.
Towar znajdujący się na półkach ma wartość, ale nie można nim zapłacić rachunku za energię czy wynagrodzenia pracowników. Dopóki nie zostanie sprzedany, pieniądze pozostają zamrożone.
Przedsiębiorcy często zwiększają zapasy z rozsądnych powodów. Chcą zabezpieczyć się przed wzrostem cen, brakami u dostawców albo długimi terminami realizacji zamówień. Problem zaczyna się wtedy, gdy magazyn rośnie szybciej niż sprzedaż.
Szczególnie niebezpieczne są produkty, które z czasem tracą wartość. Dotyczy to chociażby elektroniki, mody czy części sezonowego asortymentu.
Wzrost firmy również trzeba sfinansować
Wielu przedsiębiorców zakłada, że skoro liczba zamówień rośnie, sytuacja finansowa automatycznie się poprawia. Nie zawsze.
Wyobraźmy sobie producenta, który otrzymuje duży kontrakt. Musi kupić materiały, zwiększyć zatrudnienie i uruchomić dodatkową zmianę produkcyjną. Klient zapłaci jednak dopiero po dostarczeniu zamówienia.
Przedsiębiorstwo musi więc najpierw wyłożyć pieniądze, aby później osiągnąć przychód.
Właśnie dlatego niektóre szybko rosnące firmy mają większe problemy z płynnością niż przedsiębiorstwa rozwijające się spokojniej.
Prognoza przepływów pieniężnych zamiast patrzenia wyłącznie na konto
Stan rachunku bankowego pokazuje jedynie sytuację w danym momencie. Znacznie więcej informacji daje prosta prognoza przepływów pieniężnych.
Wystarczy rozpisać przewidywane wpływy i wydatki na kilka kolejnych tygodni lub miesięcy. Dzięki temu można wcześniej zauważyć moment, w którym wydatki prawdopodobnie przewyższą dostępne środki.
Nie trzeba od razu wdrażać skomplikowanego systemu finansowego. W małej firmie dobrze przygotowany arkusz kalkulacyjny potrafi być wystarczającym narzędziem.
Warto uwzględnić w nim między innymi terminy płatności klientów, wynagrodzenia, podatki, raty leasingowe, kredyty, większe zakupy oraz cykliczne koszty.
Poduszka finansowa daje przedsiębiorcy czas
Jedną z najlepszych ochron przed problemami z płynnością jest rezerwa gotówkowa. Jej wielkość zależy oczywiście od rodzaju działalności, sezonowości oraz stabilności przychodów.
Firma działająca na podstawie długoterminowych umów może potrzebować innej rezerwy niż przedsiębiorstwo realizujące pojedyncze projekty.
Najważniejsze jest jednak samo podejście. Nie każda nadwyżka powinna być natychmiast przeznaczana na rozwój, inwestycje czy wypłatę dla właściciela.
Gotówka pozostająca w firmie pełni funkcję zabezpieczenia. Pozwala przetrwać opóźnienia klientów, słabszy miesiąc albo niespodziewany wydatek bez podejmowania nerwowych decyzji.
Płynność jest jednym z najważniejszych wskaźników zdrowia firmy
Przedsiębiorcy naturalnie koncentrują się na sprzedaży i zysku. To właśnie te liczby najczęściej kojarzą się z sukcesem firmy. W praktyce równie ważna jest zdolność przedsiębiorstwa do regulowania zobowiązań dokładnie wtedy, kiedy stają się wymagalne.
Firma może przez pewien czas funkcjonować ze słabą rentownością. Znacznie trudniej funkcjonować jej bez gotówki.
Dlatego kontrolowanie należności, zapasów, terminów płatności i przyszłych wydatków nie jest zadaniem wyłącznie dla księgowości. To jedna z podstawowych kompetencji właściciela dobrze zarządzanego biznesu.
