Biuro w dobrej lokalizacji, kilku nowych pracowników, leasing samochodów, rozbudowane abonamenty na oprogramowanie i dodatkowa powierzchnia magazynowa. Każdy z tych wydatków może być uzasadniony. Problem pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorstwo zaczyna traktować kolejne stałe zobowiązania jako naturalną konsekwencję rozwoju.
Koszty stałe mają jedną szczególną cechę: trzeba je ponosić niezależnie od tego, czy miesiąc jest dobry, czy fatalny. W okresie wzrostu praktycznie ich nie widać. Gdy sprzedaż spada, stają się jednym z największych obciążeń firmy.
Dlaczego koszty stałe są tak wygodne?
Stały koszt często upraszcza prowadzenie działalności.
Zamiast wynajmować samochód wtedy, kiedy jest potrzebny, przedsiębiorstwo bierze leasing. Zamiast korzystać z zewnętrznego specjalisty, zatrudnia pracownika. Zamiast rezerwować sale spotkań, wynajmuje własne biuro.
Takie decyzje mogą poprawiać organizację i obniżać jednostkowy koszt działania. Firma zyskuje większą kontrolę nad zasobami i przestaje być uzależniona od zewnętrznych usługodawców.
Właśnie dlatego koszty stałe nie są czymś złym. Są naturalnym elementem rozwoju przedsiębiorstwa.
Ryzyko pojawia się dopiero wtedy, gdy ich poziom rośnie szybciej niż stabilność przychodów.
Dobry miesiąc potrafi fałszować obraz sytuacji
Jednym z częstszych błędów jest podejmowanie długoterminowych zobowiązań na podstawie krótkiego okresu bardzo dobrej sprzedaży.
Kilka rekordowych miesięcy może skłonić przedsiębiorcę do wynajęcia większego biura, zatrudnienia zespołu czy zakupu dodatkowych maszyn. Jeżeli wzrost okaże się trwały, decyzja będzie właściwa.
Jeżeli był jednak efektem chwilowego popytu, firma pozostanie z kosztami dopasowanymi do znacznie większej skali działalności.
Dlatego przed zwiększeniem kosztów stałych warto sprawdzić nie tylko aktualne przychody, ale również ich powtarzalność.
Inaczej powinno się oceniać firmę posiadającą wieloletnie umowy abonamentowe, a inaczej przedsiębiorstwo, którego sprzedaż zależy od pojedynczych kampanii albo sezonu.
Pracownik jest inwestycją, ale również zobowiązaniem
Jedną z najważniejszych decyzji dotyczących kosztów stałych jest zwiększanie zatrudnienia.
Nowy pracownik może odciążyć właściciela, zwiększyć sprzedaż lub poprawić jakość obsługi. Jednocześnie koszt zatrudnienia jest znacznie szerszy niż sama pensja.
Dochodzi wyposażenie stanowiska, oprogramowanie, szkolenia, czas wdrożenia, urlopy oraz praca osób, które uczestniczą w zarządzaniu nowym członkiem zespołu.
Dlatego pytanie nie powinno brzmieć wyłącznie: „Czy stać mnie dziś na zatrudnienie tej osoby?”.
Znacznie ważniejsze jest: „Czy będę w stanie utrzymywać to stanowisko również wtedy, gdy sprzedaż przez kilka miesięcy będzie o 20–30 proc. niższa?”.
Abonamenty to niewielkie wydatki, które potrafią mocno urosnąć
Współczesny biznes korzysta z dziesiątek usług subskrypcyjnych. CRM, narzędzia marketingowe, hosting, system księgowy, komunikatory, chmura, oprogramowanie graficzne czy narzędzia analityczne kosztują pojedynczo stosunkowo niewiele.
Problem polega na tym, że przedsiębiorcy rzadko patrzą na nie łącznie.
Kilkaset złotych miesięcznie za jedną usługę nie wygląda groźnie. Kilkanaście takich abonamentów może już oznaczać kilka lub kilkanaście tysięcy złotych rocznie.
Dobrym zwyczajem jest więc okresowy przegląd wszystkich cyklicznych płatności.
Często okazuje się, że firma nadal opłaca narzędzia wdrożone dwa lata wcześniej, mimo że korzysta z nich sporadycznie lub wcale.
Koszt stały czy zmienny?
W wielu przypadkach przedsiębiorca może zdecydować, w jaki sposób zorganizować dany obszar działalności.
Można zatrudnić własnego grafika albo zlecać projekty zewnętrznie. Można kupić samochód lub korzystać z przewoźników. Można posiadać własny magazyn albo płacić operatorowi logistycznemu za każdą obsłużoną paczkę.
Pierwsze rozwiązanie często staje się bardziej opłacalne przy dużej skali. Drugie daje większą elastyczność.
Nie ma więc jednej właściwej proporcji między kosztami stałymi i zmiennymi. Znaczenie ma charakter konkretnego biznesu.
Im mniej przewidywalna sprzedaż, tym większą wartość może mieć elastyczność kosztowa.
Warto policzyć próg rentowności
Próg rentowności pokazuje, jaką sprzedaż firma musi osiągnąć, aby pokryć wszystkie swoje koszty.
Wraz ze wzrostem kosztów stałych próg ten rośnie.
Jeżeli przedsiębiorstwo potrzebowało wcześniej 100 tys. zł miesięcznej sprzedaży, aby wyjść na zero, a po zwiększeniu zatrudnienia i wynajęciu większego biura potrzebuje 160 tys. zł, zmienił się jego profil ryzyka.
W dobrych miesiącach firma może zarabiać więcej niż wcześniej. W słabszych miesiącach straty również będą jednak pojawiały się szybciej.
Elastyczna firma łatwiej reaguje na zmianę rynku
Optymalizacja kosztów nie polega na ciągłym oszczędzaniu. Firma, która boi się każdego wydatku, również może zahamować własny rozwój.
Znacznie ważniejsze jest świadome rozróżnianie kosztów, które rzeczywiście budują przewagę przedsiębiorstwa, od wydatków zwiększających przede wszystkim jego wygodę.
Dobrze zarządzana firma nie musi być najtańsza w utrzymaniu. Powinna jednak wiedzieć, ile kosztuje ją każdy miesiąc funkcjonowania i jak szybko może dostosować wydatki do zmieniającej się sprzedaży.
Ta elastyczność często okazuje się cenniejsza niż kilka dodatkowych punktów marży w okresie dobrej koniunktury.
