Przedsiębiorcy często zastanawiają się, co zrobić z nadwyżką pieniędzy. Zainwestować w rozwój, kupić sprzęt, zatrudnić pracownika, spłacić kredyt czy wypłacić zysk? Jedną z możliwości jest również pozostawienie części środków na rachunku przedsiębiorstwa.
Choć niewykorzystana gotówka może sprawiać wrażenie kapitału, który „nie pracuje”, w rzeczywistości pełni bardzo ważną funkcję. Daje firmie czas i swobodę podejmowania decyzji wtedy, gdy pojawia się problem.
Firma bez rezerwy działa pod większą presją
Każdy biznes narażony jest na nieprzewidziane wydarzenia.
Duży klient może opóźnić płatność. Maszyna może wymagać naprawy. Kampania reklamowa może nagle przestać przynosić oczekiwane wyniki. Dostawca może zażądać przedpłaty.
Żadne z tych zdarzeń nie musi być poważnym zagrożeniem dla przedsiębiorstwa mającego odpowiedni zapas gotówki.
W firmie działającej bez rezerwy nawet stosunkowo niewielki problem szybko przeradza się jednak w kryzys.
Właściciel zaczyna przesuwać płatności, prosić kontrahentów o szybsze przelewy albo korzystać z drogiego finansowania krótkoterminowego.
Rezerwa powinna odpowiadać specyfice biznesu
Nie istnieje jedna uniwersalna kwota, którą każda firma powinna trzymać na koncie.
Innego zabezpieczenia potrzebuje jednoosobowa działalność oparta na kilku stałych klientach, a innego przedsiębiorstwo zatrudniające kilkudziesięciu pracowników.
Znaczenie ma przede wszystkim wysokość miesięcznych kosztów oraz przewidywalność przychodów.
Firma posiadająca wieloletnie umowy abonamentowe znajduje się w innej sytuacji niż agencja pozyskująca większość przychodów z pojedynczych projektów.
Warto również uwzględnić sezonowość. Przedsiębiorstwo zarabiające przede wszystkim latem musi przygotować się do finansowania działalności podczas znacznie słabszych miesięcy zimowych.
Najprościej liczyć miesiącami kosztów
Praktycznym sposobem określania rezerwy jest sprawdzenie, ile kosztuje jeden miesiąc funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Do kalkulacji warto włączyć wydatki, których nie można łatwo zredukować: wynagrodzenia, czynsze, leasingi, kredyty, podstawowe usługi, podatki czy minimalne zakupy konieczne do prowadzenia działalności.
Jeżeli miesięczny koszt utrzymania firmy wynosi przykładowo 100 tys. zł, rezerwa 300 tys. zł oznacza możliwość funkcjonowania przez około trzy miesiące bez nowych wpływów.
Nie oznacza to oczywiście, że każda firma powinna utrzymywać dokładnie trzymiesięczną poduszkę. Sam sposób myślenia jest jednak znacznie bardziej użyteczny niż ustalanie przypadkowej kwoty.
Rezerwa nie musi pokrywać wszystkich kosztów
W sytuacji kryzysowej przedsiębiorstwo prawdopodobnie ograniczy część wydatków.
Może wstrzymać kampanie marketingowe, odłożyć inwestycje czy zrezygnować z usług, które nie są niezbędne do bieżącego działania.
Dlatego przy kalkulacji poduszki warto oddzielić koszty konieczne od tych, które można stosunkowo szybko zmniejszyć.
Daje to bardziej realistyczny obraz potrzeb finansowych firmy.
Gotówka pozwala negocjować z pozycji siły
Rezerwa finansowa nie przydaje się wyłącznie w sytuacji kryzysowej.
Firma dysponująca gotówką może skorzystać z atrakcyjnej okazji inwestycyjnej, kupić większą partię towaru po korzystnej cenie albo przejąć klienta wymagającego początkowego finansowania projektu.
Może również spokojniej negocjować z kontrahentami.
Przedsiębiorca, który musi zdobyć każde zlecenie, znajduje się w zupełnie innej sytuacji niż właściciel mogący odmówić współpracy na niekorzystnych warunkach.
Poduszka finansowa daje więc nie tylko bezpieczeństwo, ale również większą niezależność.
Nadmierna rezerwa również może mieć koszt
Nie oznacza to, że przedsiębiorstwo powinno gromadzić gotówkę bez ograniczeń.
Kapitał, który przez wiele lat pozostaje niewykorzystany, mógłby zostać przeznaczony na rozwój, modernizację albo inne inwestycje.
Dlatego warto określić docelowy poziom rezerwy. Nadwyżki ponad tę wartość mogą być następnie przeznaczane zgodnie ze strategią firmy.
Takie podejście pozwala pogodzić bezpieczeństwo z efektywnym wykorzystaniem kapitału.
Dobre miesiące są najlepszym momentem na budowanie zabezpieczenia
Rezerwę najtrudniej tworzyć wtedy, gdy zaczynają się problemy.
Znacznie łatwiej odkładać część nadwyżek w okresie wysokiej sprzedaży.
Można potraktować budowanie poduszki podobnie jak każdy inny regularny koszt. Określona część zysku pozostaje w przedsiębiorstwie aż do momentu osiągnięcia ustalonego poziomu bezpieczeństwa.
Dzięki temu rezerwa powstaje stopniowo i nie wymaga jednorazowego zamrażania dużej kwoty.
Pieniądze na koncie również mogą pracować dla firmy
W biznesie często mówi się, że kapitał powinien pracować. Jest w tym dużo prawdy, ale nie każda złotówka musi być bezpośrednio inwestowana w zwiększanie sprzedaży.
Część pieniędzy może pracować w inny sposób: zmniejszać ryzyko, dawać właścicielowi czas na reakcję i pozwalać podejmować decyzje bez presji.
Firma dysponująca odpowiednią rezerwą finansową jest zwykle odporniejsza na chwilowe problemy, opóźnienia klientów i spadki popytu.
A w biznesie możliwość spokojnego przeczekania trudnego okresu bywa przewagą równie ważną jak dynamiczny rozwój podczas dobrej koniunktury.
